Az Önkormányzat az „Ügyfélelégedettség növelése szervezetfejlesztéssel a Kimlei Önkormányzatnál” című– programja keretében sor kerül a Körjegyzőség alkalmazott szakfolyamatainak, a szervezeti struktúrának, a stratégiai és éves tervezés folyamatainak fejlesztésére, valamint a projektszerű működés megalapozására. A 20 folyamat felmérése, 15 folyamat korszerűsítésének részteljesítése megtörtént 9 folyamat részletes vizsgálatával és 4 folyamat korszerűsítésével.

Az elmúlt hónapokban sor került a teljes körű szervezet és folyamat áttekintésére, a szervezeti és működési, továbbá a jelenlegi rendszerek dokumentációinak vizsgálatára. Ilyen volt például a Körjegyzőség Szervezeti és Működési Szabályzata, Irattározási Terv, Iratkezelési Szabályzat, Körjegyzőség beszámolója (2008.), Gazdasági Program 2007-2010., Minőségirányítási rendszer, Iktató-ügyiratkezelő rendszer.

Érdekes volt a szakértőkkel együtt dolgozni, amit mutatnak az intézményvezetőkkel, polgármesterrel, körjegyzővel, ügyintézőkkel készített interjúk. A rendelkezésükre bocsátott dokumentumok mellett ezek a konstruktív konzultációk elvezettek a korszerűsítendő folyamatokhoz, javaslatokhoz. Fontos lépés az iktató rendszer lehetőségeinek teljes körű kihasználása, hiszen az iratkezelés – az elektronikus ügyintézés világában is – egyre nagyobb méreteket ölt. A gyorsabb, pontosabb munkát elérjük az ügyintézők iktatóprogram-használatával: a kimenő iratok iktatása, a teljes körű dokumentáció megkönnyíti a fáradtságos és munkaigényes hatósági statisztika összeállítását. Ennek részeredményét a napi munkában, 1 éves mutatóit pedig a 2010. évi statisztika elkészítésénél vizsgálhatjuk.

A szakértőink – a hivatal kis létszámára tekintettel – csoportos megbeszéléseken mutatták be a folyamatok módosítására tett javaslataikat – amelyeket így hatékonyabb volt megvitatni és az ügyintézők tapasztalatai alapján esetleg kiegészíteni, javítani. A javaslatok elfogadása azt is jelenti, hogy a munkafolyamatokba beépülnek, azokat használjuk – automatizmussá válnak.
A munka terjedelmes, átfogó, projekt-tervünk szerint haladunk. A Körjegyzőség és az intézmények pozitívan, nyitottan fogadták a fejlesztési törekvést, az együttműködést.

Természetesen a „bürokráciát” megszüntetni nem lehet – feladatunk a jogszabályok betartása és betartatása (is) – de azzal, hogy az ügyeket azok gazdáiként kezeljük, remélem jó megoldásokat találunk az ügyfelek elégedettségére

.
Fehérné Bodó Mariann körjegyző